Les indispensables pour organiser un anniversaire d’entreprise

Enfants, nous bondissions sur l’occasion de célébrer les moments importants et de réunir les personnes qui ont leur place autour de nous. Mais avec le temps qui file, certains finissent par bouder leurs anniversaires et n’ont plus autant d’enthousiasme à souffler leurs bougies…

Cette tendance s’inverse lorsqu’il s’agit de fêter l’anniversaire de son entreprise : chaque année qui passe est une preuve de sa longévité, de sa réussite ! 

Que votre objectif — et vous en avez sûrement plusieurs — soit de motiver, fédérer, remercier, transmettre des idées ou célébrer, certains ingrédients sont indispensables pour organiser un anniversaire d’entreprise mémorable.

📧 Une bonne communication en amont

Créer et envoyer une invitation, planifier les relances, réaliser des affiches ou des vidéos promotionnelles, diffuser votre contenu sur les réseaux sociaux, définir un éventuel hashtag… Ces différents éléments font partie de la stratégie de communication pré-événement à laquelle penser dès maintenant. Il serait en effet dommage de concevoir un événement extraordinaire pour un nombre de personnes dérisoire…

Concernant les relances, UNEXPECTED vous recommande d’en faire au moins trois :

• 2 à 3 mois avant pour le Save The Date
• 1 à 2 semaines avant l’évènement pour donner toutes les informations
• 1 à 2 jours avant le jour J

💎 Un lieu « Wow »…

Peu importe qu’il s’agisse des 1, 10 ou 30 ans, votre événement mérite un lieu qui sera à la hauteur de l’image de la société. On ne peut que vous conseiller de jouer la carte de la surprise en réservant un lieu spectaculaire et atypique comme un cirque, un rooftop caché ou un ancien théâtre par exemple. N’ayez pas peur de viser grand, c’est le lieu retenu qui donnera la première impression – bonne ou mauvaise – à vos invités.

Sachez que ces endroits insolites ne manquent pas dans le catalogue UNEXPECTED, c’est même notre spécialité, dénicher des lieux inattendus pour vos évènements.

…à scénographier et s’approprier

Dans l’idéal, trouvez un lieu où vous pourrez facilement faire ressortir l’identité de votre société. On ne vous dit pas d’opter pour un endroit sans âme ni charme, loin de là, mais pour un lieu qui vous laisse une certaine flexibilité quant à la personnalisation et à l’aménagement des espaces.

Vos invités doivent se sentir un peu comme « chez eux » . Ils doivent reconnaître l’esprit de l’entreprise et sentir qu’ils appartiennent bien à cet événement.
Pour ce faire, vous pouvez faire appel à un scénographe professionnel qui vous aidera à transformer l’espace le temps d’un soir. N’hésitez pas également à ajouter des animations afin de rendre la soirée unique et d’offrir du divertissement à vos invités.

Organiser un anniversaire d’entreprise dans ses locaux, bonne ou mauvaise idée ?

Vous avez assez de place pour planifier l’événement dans vos propres locaux ? C’est une solution envisageable, si vous cherchez à simplifier l’organisation, à alléger le budget, et que vous proposez de temps en temps des événements en dehors du bureau.

Toutefois, offrir un cadre nouveau et moins formel à vos invité favorise la création de liens, la créativité, et surtout l’effet de surprise. Vous ne fêtez pas vos 10, 15, 50 ans tous les jours, gardez bien cela à l’esprit !

Miser sur un lieu central

Afin de réunir le plus de personnes possible et de réduire les no-show, nous vous recommandons de choisir un lieu central et facilement accessible en transports. Vos convives seront ainsi beaucoup moins tentés de rentrer directement chez eux le jour J.

🍴 Un traiteur haut de gamme

Délaissez l’idée du buffet à la bonne franquette pour privilégier un repas d’une grande qualité. Un excellent traiteur saura faire les bons choix et vous proposera un menu qui plaira au plus grand nombre et réveillera les papilles de vos convives. Nous vous conseillons d’opter pour un cocktail dinatoire, plus dynamique et convivial qu’un repas assis pour cette typologie d’évènement.

Demandez à votre traiteur de vous faire une proposition incluant des animations culinaires. Celles-ci sont toujours très appréciées par vos invités et participent véritablement à l’ambiance de votre évènement.

👏 Un discours bien ficelé

Vous n’allez pas y échapper : le discours est un temps fort indispensable à tout anniversaire d’entreprise. Si vous pensez que ce moment à tendance à ennuyer vos invités, il est en réalité aussi important pour les employés que pour la direction, et il ne tient qu’à vous de le rendre vivant.

Il est vrai qu’il est conseillé de ne pas se lancer dans un discours trop long qui cassera le rythme de la soirée. Vous pouvez même proposer à certains de vos invités de participer au discours, afin de rompre l’aspect un peu formel de l’instant.

Quoi qu’il en soit, c’est le moment ou jamais de remercier vos invités, collaborateurs, clients ou partenaires, de faire le point sur la société et sur les prochains enjeux à venir.

🍰 La cerise sur le gâteau

L’entrée du gâteau d’anniversaire d’une soirée d’entreprise, c’est un peu comme l’arrivée de la mariée. On l’attend avec impatience, on l’imagine et puis tout d’un coup, le voilà qui apparaît ! Bon… Notre métaphore est peut-être tirée par les cheveux, mais vous aurez compris le principe : il faut en mettre plein la vue ! Et que le gâteau soit délicieux, tant qu’à faire…

N’hésitez pas à demander à votre traiteur pâtissier de créer un gâteau sur mesure, personnalisable aux couleurs de votre entreprise et/ou avec votre logo. Profitez de ce moment pour offrir un véritable show ou lancer un spectacle pour rendre l’instant mémorable.

😴 Et après ?

La réalisation d’un aftermovie

Parce que vous aurez rassemblé tous les éléments indispensables pour organiser un super anniversaire d’entreprise, votre événement ne pourra qu’être épatant ! Il le sera d’ailleurs tellement, que chacun prendra plaisir à en revoir des images : la décoration de ce lieu de folie, l’arrivée du gâteau sur-mesure, vos hôtes qui rient plus que jamais…

Malheureusement, nous constatons que nos clients ont souvent du mal à consacrer une partie de leur budget à engager un photographe ou vidéaste professionnel… Et la plupart le regrettent juste après ! Alors, à vous de prendre la bonne décision…

Cet aftermovie, ainsi que les photos qui auront été prises, seront bien entendu à partager à volonté avec vos invités. Vous pourrez également vous en servir pour la communication interne et/ou externe de l’entreprise.

La collecte de feedbacks

Vous aurez, a priori, déjà pris la température de l’événement en étant sur place le jour J. Recueillir les impressions et avis vous permettra toutefois d’en apprendre beaucoup plus. Ainsi, votre prochain événement sera encore plus réussi. Variez les thématiques des questions (clarté de la communication, ambiance, lieu, animations, repas…) tout en restant concis.

Un logiciel de formulaires en ligne tel que Typeform, intuitif et esthétique, est idéal pour la collecte de feedbacks.

Vous avez envie de gagner un temps fou sur votre prochain anniversaire d’entreprise ? L’agence UNEXPECTED vous accompagne sur la création d’un évènement unique à l’image de votre marque, avec autant d’exigence que d’imagination.

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Last modified: 4 août 2022