Les coulisses d’un événement réussi : conseils et astuces d’UNEXPECTED

Qu’ont en commun ces événements qui restent gravés dans la mémoire de leurs invité·es ? Comment parviennent-ils à se démarquer tout en évitant les fausses notes ? Autrement dit, quels sont les ingrédients d’un événement réussi ? Grâce aux événements que nous imaginons puis concevons pour des clients de renom tels que L’Oréal, OVHcloud ou encore Monoprix, nous connaissons en grande partie les réponses à ces questions… Vous vous en doutez, nous n’allons pas tout vous dévoiler ! Mais nous allons vous donner les cinq grands sujets qui, selon nous, méritent toute votre attention et vos efforts lors de l’organisation d’un événement.

🎯Des objectifs bien définis

L’organisation d’un événement est un long chemin plein de rebondissements, et ce jusqu’au dernier moment ! Ceux qui passent les épreuves sans trop de dégâts sont ceux qui gardent bien en tête leur ligne directrice. Ce fil d’Ariane, ils le connaissent car ils ont pris le temps de définir leurs objectifs avant d’amorcer la planification. Cet événement a-t-il pour but de renforcer l’esprit d’équipe, de lancer un nouveau produit, d’améliorer l’image de marque de votre entreprise ? En agence, les réponses à ces questions nous permettent de cerner au mieux et au plus vite les besoins de notre client lors de l’étape de la prise de brief, à la suite de laquelle nous faisons une recommandation. Pour cela, nous lui posons des questions, nous le conseillons, le challengeons, l’accompagnons.

Il est également important de savoir doser sa créativité. Chez UNEXPECTED, bien que l’originalité fasse partie des objectifs que nous avons en tête à chaque instant, nous devons avant tout répondre aux attentes du client afin de l’aider à répondre à son objectif de communication.

Pour résumer, des objectifs clairs vous aideront à orienter vos efforts, mais aussi à mesurer le succès de votre événement. Ils sont à communiquer auprès de tous ceux qui contribueront à la réussite de l’événement !

✅Une planification minutieuse

Nous sommes désolés de vous l’annoncer mais, si une chose est certaine, c’est que tout ne se passera pas comme prévu. Afin de réduire le risque de mauvaises surprises, il va vous falloir entrer dans les moindres détails de chaque aspect de votre événement. Plus vous prévoirez, plus vous serez précis·e, moins vous laisserez de place au hasard.

Prenons un exemple : pour le repas, votre idée première était d’engager un traiteur avec une formule entrée/plat/dessert. Il est maintenant temps d’affiner vos réflexions en vous posant les bonnes questions. Combien de choix de menus différents seront proposés aux invité·es ? Quels sont les horaires idéals pour le service de sorte qu’il concorde avec le programme de l’événement ? Le traiteur fournit-il également le service de restauration, ou seulement la nourriture ? Quelles sont ses conditions de paiement ?

Comme nous venons de vous l’expliquer, les imprévus seront au rendez-vous le grand jour. Cela est valable même si vous avez passé le temps nécessaire à l’élaboration d’une planification en béton. Pour que ces incidents demeurent anecdotiques, essayez d’anticiper en prévoyant des plans B. Posez-vous des questions pragmatiques telles que : « S’il se met à pleuvoir pendant la Summer Party, que fait-on ? », « Que se passe-t-il si l’écran saute pendant la soirée ? ou encore « Est-ce que j’ai un backup de micro ? ».

Finalement, toutes les questions que vous vous poserez maintenant seront de potentiels soucis en moins au cours de votre organisation et bien entendu le jour J !

Cette décoration géante en forme de papillon que je dois aller récupérer rentre-t-elle dans un taxi ? Ça, c’est la question qu’a oublié de se poser notre cheffe de projet Emma, qui s’est retrouvée dans une situation délicate à la suite d’une simple erreur de dimension. Découvrez son anecdote rocambolesque dans la vidéo ci-dessous !

🎉Une capacité à résoudre les imprévus avec créativité et réalisme

S’il faut avoir de l’imagination pour être capable de rebondir, il est aussi indispensable de rester terre à terre. Dans les situations d’urgence, l’objectif premier est de résoudre le problème qui vous tombe dessus et non de débusquer une nouvelle idée incroyable. La solution à trouver se doit d’être aussi simple qu’efficace.

Ainsi, votre équipe doit être composée de personnes débrouillardes et réactives. C’est en effet grâce à leur cerveau en ébullition qu’il sera possible de trouver des solutions de dernière minute qui sauveront votre événement.

Envie d’un exemple concret ?

Découvrez l’anecdote de Tom, notre Directeur Conseil Evénementiel, qui a dû dénicher un nouvel endroit à J-15 d’un événement pour 300 personnes, en raison de la fermeture administrative du lieu initialement choisi.

👥La constitution d’une équipe fiable et compétente

Il est primordial de s’entourer des bons prestataires en plus de votre équipe interne. Vous pouvez avoir en tête l’événement le plus génial du monde, celui-ci ne prendra jamais vie si vous n’êtes pas accompagné·e par les meilleur·es. Voyez votre rôle comme celui d’un·e chef·fe d’orchestre qui donne les directives aux technicien·nes, au traiteur, à la sécurité, au photographe, aux voituriers, etc. N’ayez donc pas peur de déléguer : c’est, au contraire, la seule manière d’y arriver ! C’est ce que nous avons appris à faire chez UNEXPECTED et à, en croire nos clients, cela nous réussit plutôt bien 😊

Par ailleurs, n’oubliez jamais de considérer ces prestataires à leur juste valeur, c’est-à-dire comme des partenaires. Votre traiteur est celui grâce à qui l’ensemble de vos invité·es pourront profiter d’un bon repas. Vos partenaires techniques sont ceux grâce à qui les dirigeant·es de l’entreprise pourront faire leur discours en temps et en heure. Sans eux, votre événement n’existe pas. Une relation basée sur le respect et la bienveillance, même en cas de désaccord, est donc de rigueur ! Car finalement, tout le monde est là pour la même chose : que l’événement soit un succès.

📑Une communication claire et fluide

En ce qui concerne la communication, il faut veiller à ce que chacun dispose des bons renseignements. S’il semble logique que vos invité·es n’aient aucun doute sur la date et le lieu de votre événement, il est aussi important de transmettre des briefs clairs à chacun de vos prestataires. Un manque d’infos concernant le nombre de micros adéquats à avoir et la qualité sonore de votre événement en prend un coup… Une communication floue sur le lieu de rendez-vous précis de la navette, et voilà vos invité·es en train d’attendre dans le froid…

On s’entoure donc des meilleur·es, à qui on donne les meilleures informations ! Sinon, cela représente du temps (et de l’argent) perdu pour tout le monde…

Nous vous conseillons également de toujours mettre par écrit l’ensemble de ces informations, de ces documents. Vous pouvez bien sûr commencer par échanger à l’oral, mais il faudra ensuite tout mettre par écrit afin d’obtenir la validation de vos collaborateurs comme de vos prestataires. L’écrit reste, l’oral non. De cette façon, tout le monde est (normalement) sur la même longueur d’onde et vous conservez une preuve de ce sur quoi chacun était d’accord !

Parmi ces documents essentiels à un événement réussi, on trouve le conducteur détaillé. Généralement présenté sous le format d’un tableau Excel, celui-ci précise le programme de la journée heure par heure pour l’ensemble des intervenants. Grâce à lui, chacun est supposé savoir qui fait quoi et où, à chaque instant.

Si vous avez aimé les anecdotes 100 % authentiques d’Emma et de Tom, n’hésitez pas à nous suivre sur LinkedIn pour découvrir plus de folles histoires partagées par l’équipe UNEXPECTED ! Ce qu’il faut retenir de ces récits comme de cet article, c’est qu’un événement peut être réussi en dépit des difficultés que vous allez rencontrer. Gardez à l’esprit nos 5 conseils lorsque vous organiserez votre prochain événement, ou laissez-nous vous accompagner pour bénéficier de notre savoir-faire et avoir un plus grand accès à nos secrets 😎.

Last modified: 22 juin 2023