5 choses à savoir avant d’organiser votre évènement d’entreprise sans agence

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Le go de votre direction pour lancer l’organisation de votre prochain évènement d’entreprise vient de tomber. Vous l’attendiez depuis des mois. Ravi(e), vous avez plein d’idées en tête et imaginez déjà le sourire de vos invités le jour J.

Oui mais voilà, c’est la première fois que l’on vous confie l’organisation d’un tel évènement et la responsabilité est lourde. Vous devez plaire à tous les invités, respecter le budget que l’on vous a confié et prouver à votre direction que vous êtes capables de mener à bien ce projet.

Peu importe, vous vous sentez d’attaque. Ce projet est le vôtre et vous allez le mener à bien tout(e) seul ! Avant de vous lancer, voici 5 choses que vous devez impérativement savoir si vous souhaitez tout faire tout seul.

Organiser un évènement est chronophage ⌛

Si vous pensez qu’il suffit de passer quelques coups de fil et d’envoyer une invitation à vos collaborateurs, vous êtes loin de la vérité. Organiser un évènement d’entreprise prend du temps et demande de passer par tout un tas d’étapes, à commencer par la définition précise de votre besoin.

Entre la recherche d’un lieu adapté, le choix du traiteur, le suivi des prestataires, la logistique à mettre en place, les mesures à respecter pour être en règle, les déplacements à effectuer, la décoration à réaliser, les devis et factures à transférer en interne, ou encore la production du jour J, préparez-vous à passer plusieurs journées ou semaines entières sur votre évènement, sans compter les imprévus qui viennent toujours rallonger les délais.

Organiser un évènement complexe demande de l’expérience 💎

Lorsque l’on participe à un évènement, on ne se rend pas compte de la complexité de celui-ci. Quand vous passez de l’autre côté de la table, vous vous rendez rapidement compte que tout n’est pas si simple.

Organiser un évènement complexe qui réunit de nombreux prestataires demande une véritable organisation. Rien ne doit être laissé au hasard pour éviter les mauvaises surprises le jour J. Et ça, ça ne peut que s’apprendre sur le terrain.

Si vous êtes novice en organisation d’événements, entourez-vous de personnes expérimentées qui pourront vous conseiller. Vous pourrez ainsi éviter des erreurs classiques de débutant : localisation qui augmente les no show, lieu trop exiguë ou trop grand, manque de diversité au niveau du cocktail, etc.

Organiser un évènement qui marque les mémoires demande de la créativité 💡

Réunir des gens pour boire un verre est une chose, créer un évènement d’entreprise qui marque les esprits en est une autre. Si vous vous êtes donné comme objectif de créer l’événement de l’année, vous allez devoir être créatif(ve) !

Oubliez la soirée blanche et la soirée casino que tout le monde a déjà fait, et faites chauffer vos méninges. Entourez-vous de plusieurs personnes en interne pour brainstormer ensemble. Trouvez un thème original, imaginez une scénographie forte, dénichez des lieux atypiques et trouvez des animations innovantes.

Attention à ne pas partir dans tous les sens, votre évènement doit avant tout répondre à un objectif : fédérer vos équipes, communiquer un message à vos partenaires, véhiculer vos valeurs ou encore partager votre vision. Seul vous le connaissez et vous devrez le garder en tête tout au long du projet pour apporter de la cohérence à votre évènement.

Organiser un évènement budgétisé demande de la rigueur 💸

Vous vous en rendrez rapidement compte, organiser un évènement coûte cher. Et la facture monte généralement plus vite que ce que l’on ne pense.

Pour respecter le budget que l’on vous a confié, vous allez devoir définir un pallier à ne pas dépasser pour chaque poste de dépense. Si 50 % de votre enveloppe part dans la location d’un lieu, votre cocktail risque d’être aussi mince que vos animations.

Cette fois encore, la meilleure leçon se prend directement sur le terrain. Passez des coups de fil, appelez différents prestataires et faites des recherches pour connaître les prix du marché.

Faites également attention aux dépenses de dernière minute. L’hôtesse supplémentaire, le voiturier que vous aviez oublié et le photobooth rajouté à J-1 peuvent rapidement vous faire passer dans le rouge. Dans le doute, prévoyez toujours un pourcentage de votre budget pour des dépenses imprévues.

Organiser un évènement vous empêchera d’en profiter pleinement 😢

Vous ne pouvez pas être au four et au moulin. Lorsque vous organisez un évènement, vous ne pouvez pas en profiter comme l’ensemble de vos convives. Pour vous, l’évènement commencera beaucoup plus tôt et se finira beaucoup plus tard.

Pendant que vos invités se mettront sur leur 31, vous serez en train de rappeler cet énième prestataire en retard. Quand ils profiteront du cocktail, vous serez en train vérifier que toute la technique est ok pour la prise de parole qui suivra. Et quand ils seront en train de danser, vous serez probablement en train de préparer le démontage, ou de souffler un peu.

Vous l’aurez compris, organiser un évènement digne de ce nom ne peut pas s’improviser. C’est une tâche complexe qui demande de nombreuses compétences. Si vous débutez, pensez à vous entourer ou à faire appel à une agence évènementielle pour garantir la réussite de votre projet.

Last modified: 9 juin 2022

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