Assistant chef de projet

Dans les coulisses du métier d’assistant chef de projet événementiel

Written by | Coulisses UNEXPECTED

Si le métier de chef de projet événementiel vous attire, vous savez que vous passerez probablement par la case « assistant chef de projet ». Motivé, vous avez commencé à parcourir les fiches métier mises en avant par les moteurs de recherche. Mais toutes se ressemblaient, toutes restaient abstraites et ne vous apprenaient pas grand-chose sur la réalité de la profession.

Les choses seront différentes dans cet article grâce à Emma, Coline et Marie, toutes trois assistantes chef de projet événementiel chez UNEXPECTED. Nous les avons interrogées pour savoir pourquoi elles ont choisi cette voie, comment elles en sont arrivées là et quelles couleurs elles imaginent donner à leur avenir. Attention : leur passion est contagieuse !

Quelles études considérer pour devenir assistant chef de projet ?

Après un bac littéraire, Emma a fait un bref passage en droit avant d’entreprendre un BTS Tourisme Œnologie. Elle vient aujourd’hui de terminer sa Licence professionnelle communication chef de projet et de signer son CDI chez UNEXPECTED !

Coline ne savait pas où aller après son bac scientifique. Pour garder le plus de portes ouvertes, elle a opté pour un DUT Technique de commercialisation. Son stage de fin d’études l’a ensuite amenée à entrer dans une école spécialisée dans l’immobilier, mais le côté créatif lui manquait. Elle a pris le temps de mener une introspection, ce qui l’a conduite à rejoindre les rangs d’une école d’événementiel, l’ESTHUA.

Sortie de son lycée international, Marie a choisi d’aller en école de commerce pour ne pas se concentrer sur une seule voie. Les deux premières années ont été l’occasion d’assister à de nombreux séminaires. C’est là que l’événementiel plus que le reste a attiré son attention.

Nous vous partageons ces trois parcours pour vous montrer qu’il n’existe pas qu’un seul chemin. Que vous décidiez de faire un BTS communication, une Licence professionnelle métiers de la communication ou une autre formation, n’oubliez pas :

1. De multiplier les expériences pour être dans le concret ;

« Je travaille depuis 5 ans dans un stade de foot à Troyes en tant que régisseuse et je suis aussi animatrice en colo. Je pense que mon envie est née de toutes ces expériences-là. »

Emma

2. De vous interroger sur vos envies, vos qualités et compétences ainsi que celles que vous pourriez développer.

« Je me suis demandé ce que j’aimais au quotidien : la décoration d’intérieur, l’organisation de surprises ou de vacances, les chiffres aussi. Mon stage chez UNEXPECTED a été une révélation. Tout était là ! La créativité, le côté commercial, des challenges, le fait que les journées ne se ressemblent pas… »

Coline

Quelles sont les qualités d’un assistant chef de projet ?

Créativité

C’est en tout cas une qualité nécessaire chez UNEXPECTED, puisque l’agence tend à se démarquer précisément par l’originalité de ses idées. Nos équipes échangent pour cela au quotidien au cours de brainstormings ou de conversations informelles.

« La créativité individuelle a ses limites, car on a chacun notre propre vécu et nos centres d’intérêt. Il faut s’associer aux personnes autour de toi pour qu’il y ait des idées folles qui explosent. »

Coline

« Ma créativité, je la construis aussi en ne travaillant pas. Il faut savoir prendre du recul sur son travail parce qu’à force d’avoir le nez dedans on n’arrive plus à réfléchir, à être créatif. »

Emma

Esprit d’équipe

L’assistant travaille main dans la main avec son chef de projet.  Ensemble, ils échangent sur les idées et sur le projet. L’avis de l’assistant est toujours le bienvenu, mais le chef de projet est celui qui tranche. En plus d’être une façon de nourrir sa créativité, le travail d’équipe est un précieux soutien au quotidien comme lors des événements.

Organisation

Préparer et présenter une recommandation, réfléchir à la logistique, passer et réceptionner des commandes, trouver les bons prestataires et négocier les prix avec eux, mettre en place la scénographie, faire le démontage, envoyer les photos de l’événement, recueillir les feedbacks : voici une liste non exhaustive des missions de l’assistant chef de projet. Inutile de vous détailler pourquoi il est nécessaire d’avoir un excellent sens de l’organisation ! 

« La to-do-list est ta meilleure amie ! » Coline

Capacité de se projeter

L’imagination de l’assistant chef de projet événementiel est comparable à celle de l’acheteur qui entre dans une maison avec travaux et qui dit « j’achète ! ». En découvrant un lieu, il ou elle doit être capable de se rendre compte de l’espace disponible et savoir comment il va pouvoir le modeler pour en faire quelque chose de génial.

« Il faut qu’on ait une plus-value, on n’est pas seulement là pour booker des lieux. »

Emma

Marie a quant à elle une astuce pour se rapprocher le plus possible du désir des clients :

« Quand on reçoit un brief, le client nous partage souvent des lieux ou des thèmes qui ont déjà servi pour un événement de l’entreprise. Je me base beaucoup sur ce qu’ils ont déjà fait pour cerner le type de personne que c’est. »

Marie

Qu’est-ce qui est difficile dans le quotidien d’un assistant chef de projet événementiel ?

À l’unanimité, la gestion entre vie pro et vie perso a été citée parmi ce qu’il y a de plus compliqué dans ce métier.

« Si un lieu dont tu attends la réponse t’appelle alors que tu as terminé ta journée de boulot, eh bien tu réponds ! »

Coline

« Notre vie pro dégouline sur notre vie perso. Moi j’adore ce que je fais, c’est ma vie. Mes mails sont activés même le week-end, alors dès que j’ai une bonne nouvelle ça joue sur mon humeur. Mais il faut savoir prendre du temps pour soi pour être efficace au travail. »

Emma

Il s’agit en effet d’un métier prenant et par conséquent parfois fatigant. Ne pas avoir de routine implique de ne pas avoir d’horaires fixes. Des temps plus calmes précèdent des périodes de rush.

« Pendant les gros mois comme juin et décembre, tu accumules des productions et la fatigue est assez importante. Il ne faut pas perdre le fil. »

Marie

Emma nous confie que ce qui lui paraît le plus difficile dans son métier est aussi ce qui lui plaît le plus : l’humain. « Il faut composer avec tout le monde, nous explique-t-elle. Qu’on s’entende ou qu’on s’entende pas. » Avant d’ajouter : « Il y a rien de mieux que de voir les gens heureux à travers des événements qu’on a créés pour eux. Elle est là la vraie récompense ! »

Quelle est la différence entre assistant chef de projet événementiel et chef de projet ?

La principale différence réside dans le fait que le chef de projet est celui qui détient les rênes du projet. C’est donc lui qui est en contact direct avec le client et qui va le conseiller, l’aider dans ses prises de décision. C’est également lui qui présente la recommandation, gère l’aspect commercial et fidélise le client. Le chef de projet est par conséquent le premier responsable du bon déroulement de l’événement ainsi que de la relation avec le client.

Pour le reste, les missions sont similaires et l’assistant participe à chaque phase du projet :

  • Recherche de concepts et d’idées
  • Contact des lieux et prestataires
  • Création des recommandations
  • Préparation de la production
  • Aide à la logistique
  • Assistant de production sur le terrain
  • Post-production et finalisation des projets

« Le chef de projet chapeaute le projet, c’est lui qui prend les décisions. Mais dans l’agence on a une grande liberté d’agir, on est pas mal autonomes. C’est une chance. »

Coline

Que peut-on envisager après une expérience en tant que chef de projet ?

Une fois encore, il n’y a pas de règle générale !

Nos trois assistantes chef de projet ont cependant quelque chose en commun : elles ne sont pas prêtes à abandonner le monde de l’événementiel.

Marie veut continuer de diversifier ses expériences pour connaître la branche qui l’attire le plus. Pourquoi ne pas passer côté client en entreprise, nous dit-elle, ou alors côté prestataire, un lieu par exemple.

Coline s’envolera bientôt pour une année de césure en tant que jeune fille au pair aux États-Unis avant de reprendre son M2. Mais elle espère ne pas dire adieu à l’agence…

Emma se voit bien combiner son métier avec ses envies de découvrir du pays, profitant des périodes plus creuses pour télétravailler par-ci par-là. Et, qui sait, elle aura peut-être un jour sa propre boîte d’événementiel dans le sud de la France !

Bonus : les coups de cœur de nos assistantes !

Pour finaliser ces entretiens, nous avons laissé carte blanche à Marie, Emma et Coline pour nous partager un coup de cœur qu’elles ont eu pour un événement, un lieu… ou autre !

« Ce projet pour MANGAS m’a beaucoup tenu à cœur, parce que c’était le premier événement que je faisais dans l’agence avec ma cheffe de projet. C’est la première fois où j’ai eu des responsabilités, où j’ai réalisé un plan d’implantion, commandé les éléments de la scénographie, accueilli les différents intérimaires qui venaient nous aider. J’avais vraiment un rôle à jouer. »

Marie

« Dans notre vie on a tous des gens qui nous inspirent et nous permettent de donner le meilleur de nous-même. On n’a pas envie de décevoir cette personne ! Cette personne pour moi c’est Tom, notre Directeur événementiel. Je pense que c’est mon mentor de cette expérience professionnelle. C’est un plaisir d’apprendre à ses côtés. »

Emma

J’ai envie de parler de ma première semaine à l’agence, parce que c’est là que j’ai réalisé tout ce qu’il était possible de faire. Le premier événement que j’ai fait était une soirée Coachella pour Meilleurs Agents. Il y avait plein de stands (cartomancie, bubble tea, bijoux éphémères…), ça m’a montré à quel point on pouvait être créatif. Dans la même semaine on a fait un lancement de produit pour Oppo. C’était un beau projet avec des guests importants. Les deux événements n’avaient rien à voir l’un avec l’autre, c’est justement ce qui me plaît. »

Coline

Vous avez une question pour nos assistantes chef de projet ? Posez-la en commentaire !

Last modified: 9 septembre 2022

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