Métier chef de projet événementiel

Dans les coulisses du métier de chef de projet événementiel

Written by | Coulisses UNEXPECTED

Jeanne, Margaux et Marion sont cheffes de projet événementiel chez UNEXPECTED. Ce sont elles qui donnent vie aux briefs de nos clients. Elles les accompagnent sur tous les fronts du début à la fin, sélectionnent puis coordonnent pour eux le lieu, les animations et les prestataires garants de la réussite d’un événement.

Nous avons voulu que cet article soit à l’image de l’événementiel : concret, dynamique.
Jeanne, Margaux et Marion ont pour cela accepté de vous parler de leur quotidien. Elles partagent avec vous une partie des coulisses d’un métier qui attire pour sa polyvalence et sa promesse que chaque jour sera une nouvelle aventure.

Chef de projet événementiel : quelle formation privilégier ?

Il existe bien entendu des formations en relation directe avec le métier de chef de projet événementiel. Citons parmi elles :

Toutefois, celles et ceux qui connaissent déjà le métier s’accordent à dire que rien ne vaut l’expérience du terrain. Et cet apprentissage sur le tas, on peut le commencer à tout moment. Organiser des soirées étudiantes, travailler dans un bar ou à l’accueil dans un hôtel sont en soi des façons de toucher à l’événementiel.

« Le mieux est d’engorger toutes les expériences que l’on peut. Il y a plein de manières de mettre un premier pied dans l’événementiel pour commencer à se former, même si on a aucune expérience ».

Jeanne

Les témoignages des cheffes de projet UNEXPECTED ont un côté rassurant qu’il était important pour nous de mettre en avant. Ils sont la preuve d’une idée qui commence à faire son petit bout de chemin, sans encore être criée sur tous les toits : celle que l’on trouve rarement sa voie du premier coup (et que ce n’est pas grave).

Marion a par exemple découvert l’événementiel alors qu’elle était graphiste pour une marque de vêtements. La startup ne comptant que trois personnes, Marion avait dû apporter son aide pour l’ouverture de pop-up stores. C’est là qu’elle a eu le déclic !

Après avoir commencé des études en droit, Margaux s’est vite rendu compte qu’elle n’avait pas envie d’un métier dont la plus grande partie du temps se passait derrière un bureau. Passée de la fac à une école de communication, c’est un cours d’initiation à l’événementiel, pour lequel elle a effectué un stage dans une maison de réception, qui a éveillé sa curiosité.

« À ce moment-là, j’avais du mal à croire que des gens pouvaient être payés pour organiser des événements ! »

Margaux

Jeanne, quant à elle, a une licence en management en poche ainsi qu’une licence en communication et relations publiques. Elle est entrée en février 2020 en stage de fin de licence chez UNEXPCTED… et y est restée depuis !

Jeanne, cheffe de projet événementielle chez UNEXPECTED
Jeanne, cheffe de projet événementielle chez UNEXPECTED
Son lieu coup de cœur : la fabrique événementielle

Vous l’aurez compris, la meilleure des formations est d’être dans l’action !

La réalité du métier de chef de projet événementiel

Les qualités qui font la différence…

Le métier de chef de projet événementiel est un paradoxe : il consiste autant à être parfaitement organisé que flexible. Savoir s’adapter est l’une des clés du métier puisque, c’est bien connu, n’importe quel événement comporte sa part d’imprévus.

« On doit s’adapter au client, au prestataire, à la météo… Bref, on est la personne au milieu qui s’adapte à tout le monde. Même quand on pense avoir le meilleur rétroplanning du monde, il y a toujours quelque chose qui ne fonctionne pas. Et tant mieux ! C’est ce qui fait qu’on a besoin de nous. »

Jeanne

De ce constat, Margaux pointe une autre qualité qui lui semble indispensable dans son quotidien : l’autonomie. Si le travail en équipe est nécessaire, il ne faut pas non plus trop se reposer sur les autres et acquérir, au contraire, une certaine autonomie grâce à laquelle on restera libre de ses mouvements.

« Si quelqu’un est malade ou arrive en retard – ce qui arrive – il faut être capable de se dire « Ok, cette personne devait faire ceci ou cela, mais je sais aussi le faire, alors je peux prendre un quart d’heure pour m’en occuper ». »

Margaux

Le métier de chef de projet événementiel n’est pas de tout repos : il est prenant, voire stressant. Mieux vaut passer votre chemin si vous n’êtes pas prêt à vous investir à 100 %. Marion reconnaît d’ailleurs que la gestion du stress est l’un des points sur lesquels elle a dû le plus travailler. Avec le temps et surtout l’expérience, elle a gagné en assurance et se concentre aujourd’hui sur ce qui lui plaît le plus, la scénographie !

« Je suis en veille constante. J’ai le réflexe de toujours conserver une trace d’une idée qui m’a plu, que ce soit en enregistrant une photo dans un dossier de mon ordinateur ou en prenant quelques notes dans un carnet. Je ne vais pas forcément m’en servir pour un projet sur lequel je travaille en ce moment, mais ça me sera utile un jour ou l’autre. »

Marion

La créativité est une autre qualité incontournable. L’enjeu du chef de projet événementiel est de trouver, continuellement, le côté surprenant qui fera dire « Wahou » au client.

« J’ai tendance à ne jamais réutiliser les mêmes choses. Je vais toujours m’adapter, recréer. J’essaie de trouver chaque fois un petit truc en plus, c’est ça le défi à chaque projet. »

Marion

Être créatif, c’est aussi savoir comment faire en sorte que ce PhotoBooth, qui est régulièrement utilisé lors des événements, reste une animation unique pour cet événement unique. Pour cela, il ne faut pas lésiner sur les échanges avec ses collègues, son client ou même ses amis, car la créativité s’attire.

« Le fait de discuter avec d’autres personnes est une des meilleures manières de changer de perspective. Une autre technique est de se baser sur les émotions qu’on veut faire ressentir aux invités. Une autre encore est de prendre du recul, de laisser maturer. Il y a quelque chose de magique dans la créativité. Je me souviens d’une fois où, avec Margaux, on réfléchissait depuis deux heures au nom d’un événement. J’ai pris mon vélo et au bout de vingt minutes je me suis arrêtée, je l’ai appelée et je lui ai dit « c’est bon j’ai trouvé ! « . »

Jeanne

« Derrière un événement il y a un objectif de communication en interne, et l’objectif n’est jamais ou rarement le même. »

Margaux

Grâce à cette capacité à réinventer, un même lieu peut afficher un visage le lundi et un tout autre le mardi. Il en va de même pour les thèmes et les animations, qui, s’ils sont bien sûr repris, ne se ressembleront finalement jamais.

Pour Jeanne, la créativité c’est aussi savoir s’adapter aux contraintes. Elle a, de son côté, besoin de la « box » pour « think outside the box ». Marion comprend ce désir de fil rouge, mais se sent encore plus stimulée quand son client lui annonce qu’elle a carte blanche pour rendre inoubliable la prochaine soirée de Noël de l’entreprise !

… Pour apprivoiser les difficultés

Comme évoqué avec Marion, le stress rythme les journées et soirées d’un chef de projet. Il faut aussi savoir dès le départ qu’il s’agit d’un métier frustrant, en raison des projets perdus.

« Parfois tu es convaincu que c’est exactement ça qu’il faut faire. Tu es fier de ce que tu proposes, tu pourrais défendre ton dossier sans écrit… Et malheureusement, pour une raison X ou Y, c’est une autre agence qui remporte le projet. »

Margaux

Mais il y a toujours du positif à en tirer, précise Margaux. Certaines idées pourront en effet servir pour une prochaine fois.

Il faut également admettre que la production le jour J peut être longue et fastidieuse : porter, installer, décorer, ranger, cela prend du temps et de l’énergie !

La fatigue ressentie à cet instant est cependant ce que l’on nomme « de la bonne fatigue », lorsque l’événement est un succès. Et c’est là que la magie du métier de chef de projet événementiel opère !

« J’ai en mémoire un événement réalisé l’année dernière en binôme avec Marion, pour une cliente qui était très stressée. Le rendu était trop chouette et notre cliente a finalement passé une super soirée. Les invités et nous aussi ! On devait partir à 2 h et on est restés jusqu’à 4 h, alors qu’on avait eu une semaine chargée et qu’on était sur un autre événement la veille. C’est vraiment plaisant de voir que ce que tu as mis en place fonctionne. »

Margaux
Evènement organisé par Margaux au Chalet des Iles, sur la thématique des années 90

Quand s’arrête la mission d’un chef de projet ?

Et si vous pensiez que le chef de projet événementiel se reposait une fois l’événement terminé, nous sommes navrés de vous dire que ce n’est pas le cas ! Un bon chef de projet propose toujours un suivi après l’événement. En dehors du partage des photos et de la récupération des feed-back, il ou elle peut envoyer des statistiques sur le nombre de personnes présentes ou autres chiffres, des infographies faites à partir des avis, des visuels… L’idée est d’accompagner le client sur la partie stratégie de communication, ce qui est bénéfique aux deux parties !

Vous avez encore une question sur le métier de chef de projet événementiel ? Posez-la nous en commentaire pour avoir une réponse transparente !

Last modified: 29 juin 2022

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