Written by Article mis à jour le 4 octobre 2023
Vous aussi vous rêvez de plage de sable et d’aventures exotiques ? Vous avez surpris votre collègue en train de booker ses prochaines vacances et ça vous donnerait presque une envie d’ailleurs …
Serait-ce le début d’une baisse de motivation générale ? Rien de mieux qu’une Summer Party pour re-dynamiser vos troupes !
Mais pour que cela soit réussit, il faut être méthodique. Nous avons donc choisi de vous dévoiler 8 astuces pour faire de votre Summer Party un moment inoubliable tout en restant serein(es).
#1 Anticipez pour être prêt(e) ⌛
Règle d’or à connaître par coeur dans l’organisation d’un événement : prenez votre temps et procédez par étapes pour construire de belles bases : pensez au château de cartes.
Réservation du lieu, choix du traiteur, animations, scénographie, goodies … tout cela prend du temps.
Prenez de l’avance : anticipez un maximum pour éviter de devoir tout faire en dernière minute et d’être pris par le stress. D’autant qu’un évènement ne s’organise pas seul, vous serez toujours dépendant des prestataires que vous allez sélectionnés, et certains temps sont incompressibles.
Les mercredis et jeudis du mois de juin sont très prisés pour l’organisation des soirées d’entreprise. Pensez à contacter les lieux qui vous font envie en avance pour ne pas les voir vous passer sous le nez. Sur Paris, nous vous conseillons de vous y atteler dès février ou mars, surtout si vous cherchez des lieux ayant une capacité importante.
Le + UNEXPECTED : Organiser, prévoir, anticiper, c’est notre métier ! Nous vous accompagnons pour que l’organisation de votre évènement soit la plus fluide possible.
#2 Adaptez vos envies à votre budget … et non l’inverse 💵
Définissez-vous un budget qui puisse, ensuite, vous guider dans vos recherches. De l’expérience que nous avons chez UNEXPECTED , voici ce que nous pouvons vous dire :
< 100 € HT / personne : vous pourrez réserver un espace pour vos invités avec des tapas, des planches à partager et quelques verres, ou un petit cocktail dinatoire, mais vous pourrez difficilement privatiser un lieu complet avec ce budget
100€ – 150€ HT / personne : vous pourrez privatiser un bel espace évènementiel avec un bon cocktail dinatoire, une soirée dansante avec DJ, et quelques animations simples, type photobooth, jeux d’été …
150€ – 200€ HT / personne : vous pourrez organiser une belle soirée à thème, avec un fil rouge, des animations, de la déco, et cela dans un joli lieu privatisé pour vous. C’est le budget moyen que l’on constate pour les évènements internes. Avec ce budget, vous pouvez commencer à faire de jolis évènements !
> 200 € HT / personne : vous pourrez privatiser de très jolis lieux (rooftop, hôtels particuliers, lieux exclusifs), créer une scénographie à votre image, proposer un temps fort marquant, avoir un traiteur haut de gamme ou encore vous offrir les services d’un speaker ou d’un groupe connu. Avec ce budget, la soirée mémorable ne tient plus qu’à vos idées et votre organisation !
Le + UNEXPECTED : En fonction de votre budget, nous vous conseillons et vous aidons à prendre les bonnes décisions : nous sommes à vos côtés pour vous aider à réussir votre évènement !
#3 Jouez la carte de la surprise : embarquez vos invités dans un lieu atypique 😮
Notre belle capitale regorge de lieux prêts à vous emmener loin des klaxons et du métro-boulot-dodo. Pour une soirée d’été, nous vous conseillons bien évidemment de choisir un lieu évènementiel disposant d’un bel espace extérieur.
Les rooftops, péniches, terrasses, jardins éphémères et cachés n’attendent que vous pour entamer les festivités !
Pensez néanmoins à la solution de repli en cas de pluie. Pour cela, vous pouvez soit choisir un lieu qui possède un espace intérieur capable d’accueillir tous vos invités ou prévoir des tentes pour vous couvrir en cas de mauvais temps. Cela représente forcément un coût supplémentaire sur la facture finale, mais peut vous éviter une catastrophe le jour J.
Sur Paris, nous vous conseillons d’élargir votre horizon de recherche à la proche banlieue où vous trouverez de nombreux lieux avec de très beaux espaces extérieur, du côté du bois de Boulogne, du bois de Vincennes ou du domaine de Saint Cloud par exemple. Si vous vous inquiétez de l’accessibilité, mettez en place des navettes et préparez une invitation originale pour engager vos invités en amont.
Le + UNEXPECTED : Dénicher des lieux incroyables pour vos évènements, c’est notre quotidien. En fonction de vos contraintes, nous pouvons rapidement vous orienter vers le meilleur lieu pour votre évènement.
#4 Choisissez un thème fort pour plus de dépaysement 🌴
Une fois le lieu trouvé, vous pouvez maintenant affiner le thème de votre soirée estivale. Donnez le ton en définissant un thème qui réunira vos invités et qui vous transportera dans un univers ensoleillé. Mode vacances activé !
Guinguette : Sortez les bretelles et la robe à pois pour aller swinguer. Choisissez une déco champêtre avec des nappes à carreaux vichy, des lampions et fanions, des bougies, des fleurs des champs …
Jungle & Tropique : Pour une soirée dans un Paris tropical, décorez l’espace avec des palmiers, ananas, flamants roses, ballons de couleurs, des colliers et couronnes de fleurs, des lunettes originales !
Latino : la Summer Party est un moment propice pour revêtir votre plus beau sombrero. Pimpez votre moment avec des piñatas colorées, des fanions, des cactus et maracas, des nappes de couleur …
Profitez de ce moment pour offrir des goodies personnalisés aux couleurs de votre entreprise et en lien avec le thème à vos invités. Ainsi, vous renforcerez le sentiment d’appartenance et laisserez une trace tangible des évènements que vous aurez organisé.
Le + UNEXPECTED : Créez des thèmes immersifs et vous transporter ailleurs, c’est notre spécialité. Pour vous aider, voici quelques idées de thèmes créatifs pour votre Summer Party
#5 Proposez des animations pour engager vos invités 🎯
Repensez aux raisons pour lesquelles vous organisez cette Summer Party. Que cela soit pour créer du lien avec vos clients, remercier vos équipes ou les fidéliser… Gardez en tête l’objectif de votre évènement pour construire un déroulé qui soit parfaitement aligné avec celui-ci.
Par exemple, il n’est pas toujours évident d’aller vers les personnes que nous ne connaissons pas. Si votre objectif est de créer du lien, les animations doivent être pensées pour briser la glace, détendre l’atmosphère et former des groupes inattendus : pétanque, molky et photocall sont des grands classiques des Summer Party qui vous permettront d’atteindre cet objectif facilement.
Si votre budget le permet, vous pouvez également aller chercher des animations plus originales, comme un simulateur de surf ou de jet ski par exemple. Vous pouvez également solliciter des artistes pour un show surprise et visuel à la tombée de la nuit. Pensez également à solliciter un groupe live pour mettre de l’ambiance durant votre cocktail. Là encore, si vous en avez les moyen, n’hésitez pas à sollicitez un groupe ou un DJ connu, vos invités se sentiront privilégiés.
Le + UNEXPECTED : En plus des animations, nous proposons systématique un temps fort durant votre soirée. L’objectif : générer des émotions et rendre vos évènements mémorables.
#6 Optez pour la diversité des saveurs pour ravir vos papilles 🌭
L’été, misez sur les saveurs exotiques pour faire voyager votre équipe (spécialités italiennes, mexicaines, brésiliennes, espagnoles, grecques…). Proposez des aliments frais et fruités : un buffet varié amène de la couleur et vos invités végé en seront plus que ravis !
Attention toutefois, de nombreux lieux évènementiels travaillent en exclusivité avec un ou plusieurs traiteurs et ne vous laisseront pas faire ce que vous voulez. Lorsque vous contactez les lieux, demandez leur directement si vous pouvez faire intervenir un traiteur externe. Certains acceptent parfois en échange d’une redevance.
Pour votre Summer Party, nous vous conseillons de proposer différents stands food pour contenter l’ensemble de vos invités :
- Bar à hot dog, bagels ou wraps,
- Bar à glaces ou à fruits,
- Candy bars, stand pop-corn, gaufres, barbe à papa ou chichis…
- Bar à salade ou bowl gourmands
Côté rafraîchissements, les idées ne manquent pas :
- Stand de cocktails / mocktails
- Bar à jus personnalisable
- Vélo à smoothies…
Ces animations culinaires sont parfaits pour créer du mouvement et une atmosphère riche en sensations (les odeurs, les couleurs,… ). C’est convivial, cela permet de rythmer votre soirée ainsi que de redessiner les espaces à votre guise pour inclure ces stands à votre scénographie !
Le + UNEXPECTED : certains des traiteurs avec lesquels nous travaillons sont capables de personnaliser certaines pièces à l’image de votre marque
#7 Ne négligez pas la communication 💌
Avant l’événement : communiquez afin de teaser votre évènement pour maximiser les chances d’avoir un maximum de monde et éviter les no show. Prévoyez un planning pour l’envoi des invitations, et n’oubliez pas de créer des relances.
Pendant l’évènement : Pensez à rappeler les temps forts de la soirée (à l’accueil ou sous forme de panneaux d’affichage). Discours et autres moments forts doivent réunir l’ensemble des convives !
Après l’événement : cette étape est souvent négligée à tord. C’est le moment de récupérer des feedback : utiliser-les pour vous améliorer et communiquer sur les retours les plus positifs.
Le + UNEXPECTED : nous proposons régulièrement avec à nos clients la création de teaser vidéos ou d’envoie d’invitations physiques pour engager leurs invités
#8 N’ayez pas peur de demander un coup de pouce 👍
Organiser une soirée d’entreprise prend du temps et demande de la créativité. La Summer Party n’échappe pas à la règle. Rechercher et visiter les bonnes adresses, identifier les meilleurs prestataires, négocier les offres pour les faire rentrer dans votre budget, trouver le thème qui plaira à tous, engager vos invités, convaincre votre direction, puis gérer l’évènement le jour J peut être un véritable parcours du combattant.
En prenant en compte tous ces conseils, vous devriez toutefois partir sur de bonnes bases !
Sinon, si vous souhaitez organiser une Summer Party de folie sans avoir à gérer tous les inconvénients de son organisation, faites-nous part de vos envies : on s’occupe de tout.
Vous aussi, vous méritez de profiter de votre soirée d’été !
Last modified: 4 octobre 2023
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