Written by Vous avez sûrement des objectifs ambitieux et plein d’idées pour votre Summer Party. La question est : votre budget peut-il suivre ?
Nous avons pu distinguer quatre niveaux de budgets en prenant comme exemples des Summer Party que nous avons organisées pour nos clients. Pour chaque échelon, nous vous donnons une idée de ce à quoi vous pouvez vous attendre. Notre analyse se base sur l’organisation d’une soirée – hors transports et hébergements éventuels – pour au moins cent personnes sur Paris, en incluant les frais d’une agence événementielle.
💰 De 100 à 150 € / personne : une soirée simple et efficace
Difficile d’imaginer organiser une soirée digne de ce nom en dessous de ce budget. Toutefois, un « petit » budget ne veut pas dire que votre événement sera ordinaire. Ce qui est sûr, c’est qu’il faudra faire preuve de créativité pour réussir à faire un grand effet avec peu de moyens. Cela dit, chez UNEXPECTED, nous considérons que cet aspect inventif doit faire partie intégrante de n’importe quel événement, quelle que soit son envergure. Pour cela, misez par exemple sur un thème créatif pour votre Summer Party. Certains, comme le thème « Retour en enfance » ou « Monochrome » ne requièrent pas obligatoirement de budget élevé.
Si la privatisation du premier étage de la Tour Eiffel n’est pas envisageable, de beaux espaces événementiels restent à votre portée le temps d’une soirée. Préférez les lieux déjà équipés (sonorisation, lumière, vidéoprojecteur…) pour éviter d’ajouter des prestations qui alourdiront votre facture.
Les options food de l’été peuvent entrer sans mal dans un budget raisonnable. Tout dépend de ce que vous ferez cuire dans votre barbecue ou des stands de street food que vous choisirez ! Veillez à ce que chacun mange à sa faim, qu’il y ait du salé et du sucré, et que tout soit de qualité.
N’oubliez pas les animations. Restez sur celles qui ont déjà fait leurs preuves depuis longtemps et ne vous coûteront pas trop cher, comme un DJ et un PhotoBooth. Un molkky et un terrain de pétanque fonctionnent aussi toujours !
Exemple avec un événement Coachella réalisé pour Meilleurs Agents
💵 De 150 à 200 € / personne : une belle soirée thématique
Cette seconde fourchette de prix est la plus courante et élargit déjà le champ des possibles !
De très beaux lieux événementiels vous ouvrent leurs portes, avec l’avantage pour beaucoup d’entre eux d’être centraux et donc facilement accessibles. Pas mal de lieux en périphérie parisienne, comme ceux du côté du Bois de Bologne, sont cependant aussi adaptés aux Summer Party et bien desservis. Dans tous les cas, il y a des chances pour que ces lieux aient un atout qui jouera en faveur de l’effet « Wahou » que vous recherchez : une vue incroyable, une superbe luminosité, une décoration soignée…
Pour ce prix, votre thème sera le fil rouge de votre événement afin d’en renforcer sa cohérence et son aspect immersif. Il se retrouvera dans les invitations, les animations, les goodies, quelques éléments de scénographie, etc.
Nous vous conseillons de nouveau d’opter pour un cocktail convivial et qualitatif, et de prévoir suffisamment de boissons pour le dîner puis la soirée dansante. L’idéal est que vos convives puissent se servir à leur guise tout au long de l’événement ou presque. En manque d’inspiration ? Découvrez nos animations food préférées pour une Summer Party !
Exemple avec un anniversaire Back to the 90s réalisé pour Axance
💸 De 200 € à 300 € / personne : une soirée 100 % personnalisée
Avec un tel budget, vous allez pouvoir vous faire plaisir et surtout faire plaisir !
Commencez bien sûr par booker un lieu extraordinaire. Ce n’est pas ce qui manque sur la capitale ! Vos collaborateurs préféreront-ils un hôtel particulier avec un somptueux extérieur, un lieu atypique, une péniche, un jardin secret ou un rooftop avec terrasse pour une vue imprenable sur Paris ? À vous de choisir, puisque toutes ces options sont réalisables.
L’autre bonne nouvelle, c’est que vous pouvez vous permettre de solliciter à la fois des traiteurs haut de gamme qui apporteront une touche gastronomique à votre repas, et des mixologues capables de concevoir des cocktails sur-mesure aux couleurs de l’été.
Les services d’un scénographe sont aussi dans votre budget. Grâce à ce professionnel du décor événementiel, le vôtre sera unique et à la hauteur de vos espérances. Faites également appel à des artistes ou divers performeurs pour créer un moment fort qui marquera les esprits.
Exemple avec une Garden Party Bohème réalisée pour la société Victoria
💎 Au-delà de 300 € / personne : une soirée inoubliable
Vous faites partie des rares entreprises pouvant se permettre de dépasser la barre des 300 € / personne pour le budget de leur Summer Party ? Félicitations ! Autant vous dire que les possibilités sont très nombreuses et qu’il y a peu de risques que vos invités repartent déçus.
Vous aurez les clés de la plupart des lieux parisiens privatisables. La difficulté étant que vous ne sachiez plus où donner de la tête, nous vous proposons de découvrir ces 7 lieux parfaits pour organiser une Summer Party à Paris. Mais ce qui peut aussi être intéressant car audacieux, c’est de choisir un lieu insolite que vous transformerez complètement. Un ancien hangar par exemple, un stade ou encore une usine. Événement unique garanti !
Inviter des célébrités, des speakers, chanteurs ou performeurs connus est un moyen efficace de surprendre vos talents lors d’un showcase privé ou d’un discours inspirant.
Cet effet de surprise devra se retrouver dans les animations. Pourquoi ne pas installer une piscine à boules géante ? Un atelier couronnes de fleurs ? Un simulateur de surf ? Les trois à la fois ?
Côté repas, investissez dans du haut de gamme ou même du food design.
🙄 Vous n’êtes pas certain de réussir à tenir votre budget ?
Cela est tout à fait normal. Vous ne serez malheureusement pas le premier à dépasser le budget initial, à cause notamment de ces 7 coûts trop souvent oubliés…
Chez UNEXPECTED, nous prenons soin d’accompagner nos clients de A à Z dans l’organisation de leur événement. Nous leur garantissons le respect de leur budget. De cette façon, les surprises restent réservées aux invités !
Last modified: 16 novembre 2022
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