débloquer budget événementiel

5 tips pour débloquer un budget événementiel auprès de votre direction

Written by | Conseils

Tirer un feu d’artifice, louer un rooftop avec une vue incroyable, engager un hypnotiseur, faire apparaître la directrice en hologramme, inviter une star, concevoir un show digital personnalisé… Les idées folles ne manquent pas dans l’événementiel, ce monde magique où tout (ou presque) devient possible… À condition que le budget suive !

Sur ce point-là, vous savez que la partie n’est pas gagnée. Vous cherchez des arguments concrets pour convaincre votre direction de vous accorder le bon budget, celui grâce auquel vous organiserez un événement efficace et mémorable ? Vous êtes au bon endroit !

1. Ayez un objectif précis 🎯

Un événement ne doit jamais être organisé sans but bien défini. Si « s’amuser », « se détendre » ou « passer un bon moment » sont des arguments valables, ils restent secondaires et trop abstraits.

Votre événement doit avant tout répondre à un objectif business ou de communication : fédérer, créer du lien, informer, célébrer, générer du CA…

Vous pouvez vous inspirer des raisons données dans ces deux articles :

Une fois formulé de façon claire, cet objectif sera votre fil d’Ariane lors de la réunion avec votre direction. Orientez votre discours de sorte que le budget ne serve pas à « organiser un événement » mais à « [insérez l’objectif que vous aurez choisi] ». Vos intentions seront tout de suite plus faciles à comprendre et vous serez plus convaincant.

2. Parlez ROI, pas coûts 💰

Plutôt que de vous concentrer sur ce que l’événement va coûter, parlez de ce qu’il peut rapporter.

De la manière la plus simple, le ROI (Return On Investment) se calcule de la façon suivante :

ROI = (ce que l’événement rapporte / ce qu’il coûte) x 100
Exemple : Vous estimez avoir besoin de 50K pour un événement pouvant rapporter 100K.
100/50 = 2 x 100 = 200.
Le ROI est ici de 200 %

Il faudra bien sûr être capable de justifier ce sur quoi sont fondées ces estimations de bénéfices.

Exemples : diminution du turnover de X %, gain de X € de CA sur le nouveau produit, augmentation du taux de satisfaction employé de X %…

3. Prouvez par A + B 👨‍🏫

Les statistiques crédibilisent votre discours. Elles rassurent également, car elles sont des preuves de ce qui fonctionne, de ce qui est attendu, apprécié, habituel, etc.

Voici 5 statistiques qui vous aideront peut-être à débloquer votre budget événementiel :

  • 60 % des salariés disent considérer les événements internes comme une pratique contribuant au bien-être au sein de leur entreprise.[1]
  • 95 % des spécialistes du marketing s’accordent à dire que les événements physiques offrent aux participants une occasion précieuse de nouer des liens dans un monde de plus en plus digital.[2]
  • 75 % des spécialistes du marketing de contenu ont déclaré que les événements physiques constituent la stratégie marketing B2B la plus efficace.[3]
  • 72 % des consommateurs disent avoir une opinion positive des marques qui proposent des expériences événementielles de qualité et ils sont 74 % à dire que le marketing événementiel les rend plus susceptibles d’acheter les produits promus.[4]
  • Les 5 métriques que les marketeurs estiment être les meilleures pour quantifier la valeur de l’événement sont : les nouvelles références et introductions ; la qualité et la quantité de leads ; la clôture de l’affaire ; la valeur des ventes ; et les opportunités d’upsell et cross-sell. Pourtant, seuls 34 % utilisent ces 5 métriques pour évaluer le retour sur investissement des salons et événements.[5]

4. Montrez ce que fait la concurrence 🕵️‍♀️

En prenant en exemple des réalisations de vos confrères, vous toucherez habilement l’égo de votre direction. Car, entre nous, qui n’a pas envie de faire mieux que ses concurrents ?

N’hésitez pas à montrer des photos de ces réalisations au lieu de vous contenter de raconter. L’effet sera beaucoup plus fort. Une astuce simple et efficace !

5. Expliquez les conséquences d’un budget insuffisant 💔

Sur quel(s) aspect(s) allez-vous devoir tirer un trait en cas de budget trop faible ? Un lieu « wow » qui aurait laissé un souvenir inoubliable ? Un traiteur de qualité qui aurait fait saliver les papilles ? Un programme séduisant qui aurait aidé à réduire les no-show ?

Si vous n’arrivez pas à répondre à cette question, c’est parce que vous avez déjà compris que chaque facette d’un événement a son importance. Dans votre discours, il faudra donc mettre l’accent sur ce que vous risquez de perdre. Insistez sur le fait que ce manquement aura obligatoirement un impact négatif sur votre événement.

Comme pour tout, la qualité a un prix. Des attentes élevées ne sont pas compatibles avec un budget bas, d’autant plus lorsqu’il s’agit d’un événement sur-mesure.

Le saviez-vous ?

L’aversion pour la perte est un phénomène psychologique qui définit notre tendance à ne surtout pas vouloir perdre, avant même de vouloir gagner. Cela s’expliquerait par le fait que la perte a un impact émotionnel supérieur à celui d’un éventuel gain. Nous prenons ainsi des décisions en fonction de cette crainte, quitte à prendre des risques.

Bonus : Déléguez à une agence 💡

À première vue, passer par les services d’une agence pour l’organisation de votre événement coûte plus cher que si vous vous en occupiez en interne.

Cette impression est erronée puisqu’elle ne prend pas en compte le temps que vous et vos équipes allez passer à concevoir vos invitations, trouver un lieu, engager un traiteur, choisir les animations, imaginer puis installer la scénographie, et coordonner le tout…

Le fameux adage qui dit que « le temps, c’est de l’argent » est particulièrement adapté au secteur de l’événementiel !

Les missions citées ci-dessus et bien d’autres encore font partie du quotidien de la team de l’agence UNEXPECTED. Nous prenons plaisir à concevoir pour vous des événements qui surpasseront ceux de vos concurrents.

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[1] https://www.maddyness.com/2017/10/17/infographie-afterwork-bien-etre-travail/

[2] https://helloendless.com/event-marketing-stats

[3] https://contentmarketinginstitute.com/wp-content/uploads/2015/09/2016_B2B_Report_Final.pdf

[4] https://www.eventmarketer.com/wp-content/uploads/2016/05/2016EventTrackExecSummary.pdf

[5] https://www.marketingcharts.com/cross-media-and-traditional/trade-shows-and-events-traditional-and-cross-channel-28915

Last modified: 14 septembre 2022

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