10 conseils pour réussir son séminaire d’entreprise

Quelles sont les clés pour réussir un séminaire d’entreprise ? Vous espérez une réponse concrète à cette question et c’est ce que nous allons vous apporter dans cet article. Parce qu’à force d’organiser des séminaires d’entreprise pour ses clients, la team UNEXPECTED sait ce qu’il faut faire… et ce qu’il faut éviter de faire !

1. S’y prendre en avance ⏳

Un séminaire d’entreprise, c’est entre 6 et 9 mois de préparation.

Il y a, vous vous en doutez, beaucoup de choses auxquelles penser.
En voici un aperçu :

• Rédiger un brief précis si vous faites appel à une agence événementielle ;
• Faire un rétroplanning, étape indispensable pour ne pas vous perdre ;
• Booker le plus tôt possible le lieu parfait (certains lieux très demandés ont un calendrier restreint) ;
• Booker l’ensemble des prestataires : traiteur, animations, photographe, présentateur, sécurité, vestiaire, etc.

Pour mieux vous rendre compte de l’ampleur de l’organisation d’un séminaire d’entreprise, consultez notre check-list des 100 questions à se poser quand on organise un événement interne. Vous risquez de sentir le besoin de vous mettre au travail dès votre lecture achevée !

2. Déterminer ses objectifs et son budget avant tout le reste 💰

Ne nous affolons pas devant cette impressionnante to-do-list et reprenons les choses depuis le début.

Savez-vous avec précision pourquoi vous organisez ce séminaire ?

Est-ce pour présenter des objectifs atteints et ceux à venir ?
Pour renforcer la culture d’entreprise ?
Pour fédérer les équipes ?
Pour améliorer le bonheur au travail ?

Si la réponse à cette question vous paraît évidente, tant mieux.
Elle déterminera le type de séminaire adéquat (séminaire d’intégration, séminaire de direction, séminaire de formation, séminaire incentive…) et sera le fil d’Arianne de votre événement.

Deuxième étape, et pas des moindres : le budget.

Il est indispensable de déterminer d’abord le budget puis de faire le reste en fonction, et non l’inverse. Vous risquez sinon d’être vite désillusionné.

Pour vous faire une idée, notez qu’un bon budget pour un séminaire résidentiel tourne autour des 500 € / pax / jour.

N’oubliez pas de prévoir une marge dans ce budget. Les postes de dépenses sont nombreux, et les organisateurs ont souvent de mauvaises surprises en raison des coûts qu’ils ont oubliés.

3. Choisir la destination de son séminaire professionnel 🛬

Si c’est un séminaire résidentiel que vous organisez – sachant que le séminaire idéal des Français s’étale sur 2 jours[2] – il vous faudra connaître la destination avant même de penser au lieu, aux activités et à la logistique. Vous allez sinon perdre un temps fou à imaginer toutes les possibilités.

Dans une enquête Bird Office, 70 % des répondants ont déclaré préférer les séminaires dans une autre ville. Pour cela, 58 % se disent prêts à faire 1 à 2 h de trajet.

Que vous partiez à l’étranger ou décidiez de rester en France, le mot d’ordre est dépaysement. Il est tout à fait possible d’offrir une parenthèse à vos collaborateurs sans les amener à l’autre bout du monde. Nous vous proposons par exemple de découvrir ces 7 lieux pour un séminaire au vert en Île-de-France.

4. Réfléchir à la typologie d’hébergement 🏰

Quel type d’hébergement sera le plus en adéquation avec les valeurs de votre entreprise et avec l’ADN de votre événement ? Un hôtel 4 ou 5 étoiles ? Un cottage ? Une option plus atypique type yourte ?

Quel que soit votre choix, ne négligez pas le confort de vos invités. Les séminaires d’entreprise sont souvent synonymes de fatigue.

Le choix sera toutefois réduit si votre séminaire compte plus de 200 pax. Il faudra en effet partir sur un gros porteur (lieu avec une grande capacité d’accueil) type Mercure ou Novotel, et donc opter a priori pour une grande ville.

Pour vous aider, sachez que les sondés de l’enquête de Bird Office ont classé dans cet ordre les lieux qui représentent pour eux le séminaire de leur rêve :

• 1. Un lieu atypique
• 2. Un château
• 3. A l’étranger

Le saviez-vous ?

Pour des événements s’étalant sur plusieurs jours, les hôtels 4 étoiles sont privilégiés par 60 % des entreprises, tandis que les deux tiers d’entre elles recherchent des lieux originaux.[3]

5. Booker des activités variées 🤹🏼‍♀️

On entend souvent qu’il n’est pas possible de plaire à tout le monde. Pour contredire cette théorie, proposez des activités diversifiées : une sportive, une plus calme, une autre créative, un spectacle… L’avantage du séminaire est que vous avez le temps d’en prévoir plusieurs, en veillant de laisser du temps libre avec des activités en libre-service.

6 exemples d’activités pour un séminaire :

• Un team building original et personnalisé, à travers un escape game ou une enquête immersive ;
• Un cours de cuisine spécifique (végétarienne, moléculaire, zéro déchet…) ;
• Un atelier création (bougies, terrarium, hôtel à insecte…) ;
• Des Olympiades mélangeant épreuves sportives et intellectuelles ;
• Un vélo smoothie (activité en libre-service) ;
• Une animation photo originale (activité en libre-service).

Le saviez-vous ?

Les salariés français préfèrent les activités[2] :

• Ludiques 63 %
• Sportives 52 %
• Culinaires 40 %
• Karaoké 10 %

6. Ne pas négliger le contenu des plénières et ateliers 💼

Les séminaires sont faits pour s’amuser et se détendre, mais pas que.

On se réunit aussi pour discuter des projets en cours et développer ceux à venir, pour brainstormer ou encore échanger de bonnes pratiques.

N’hésitez pas à vous y prendre en avance pour engager la direction afin de créer le contenu de vos réunions et ateliers, qui ira dans le sens des objectifs définis en amont. Ne faites pas l’impasse sur la préparation de ces contenus, que vous souhaitez engageants. Cela implique par exemple de faire des répétitions, de solliciter éventuellement un speaker ou des invités pour la plénière, de créer du contenu vidéo en amont, un jingle sonore, etc.

7. Teaser en interne pour engager 💬

L’attente fait partie du plaisir. Dans son livre Journal, l’écrivain Jules Renard a même écrit : « Si l’on bâtissait la maison du bonheur, la plus grande pièce serait la salle d’attente. ».

Alors, comment construire une belle salle d’attente pour vos collaborateurs ?

1. Misez sur une invitation originale ;

2. Si votre budget le permet, créez un teaser vidéo ;

3. Maintenez vos invités en haleine :

• Envoyez le Save the Date dès que le lieu est booké (3 à 4 mois en avance dans l’idéal). Si vous en avez l’occasion, profitez d’un autre événement professionnel comme un kick off de début d’année ou l’anniversaire de votre entreprise pour annoncer votre séminaire.
• Programmez des relances fréquentes via différents canaux (newsletter, réseaux sociaux…).

Ce rythme vous aidera de plus à réduire les no-show.

8. Créer des soirées qui fédèrent 🎉

Toujours selon l’enquête Bird Office, un séminaire est un moyen de renforcer la cohésion d’équipe pour 81 % des répondants. Pour 48 % d’entre eux, c’est aussi l’occasion de passer du bon temps et de rencontrer de nouveaux collègues.

Le soleil qui se couche marquera donc le début des festivités ! La ou les soirées de votre séminaire doivent être des instants fédérateurs et mémorables. Voyez les choses en grand. Trouvez si possible un thème de soirée original et/ou un lieu dédié qui impressionnera. Pourquoi ne pas vous rendre par exemple sur la plage si vous êtes en bord de mer, ou bien investir la piscine de votre hôtel de luxe. Votre mission est de créer un contexte qui favorisera les échanges et la bonne humeur. Bref, un moment de convivialité !

9. Ne surtout pas sous-estimer la logistique 📦

La logistique est le nerf de la guerre d’un séminaire.

Une catastrophe est vite arrivée au moindre bug dans votre feuille de route, qu’il s’agisse d’un oubli, d’un retard ou d’un imprévu.

Il faut penser à tout (navettes, billets, passeports, assurances, repas, etc.) et même plus encore, car dans l’événementiel mieux vaut toujours avoir un plan B voire un plan C. Une solution est de s’entourer de bons tour leader ou tout simplement d’une super agence événementielle, qui pensera à tout à votre place !

10. Faire durer les souvenirs 🎬

Enfin, n’oubliez de booker un photographe et/ou un vidéaste pour immortaliser votre événement. Cela pourra également vous servir de contenu pour votre communication externe (valorisation de votre marque employeur) et interne (teasing pour un prochain événement en montrant le succès de celui-ci).

Nous n’avons plus qu’à vous souhaiter bon courage ! 💪🏼

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[1] https://fr.statista.com/statistiques/715255/budget-moyen-participant-seminaire-residentiel-entreprise-france/

[2] https://blog.bird-office.com/blog/2018/01/15/seminaire-ideal-francais/

[3] société d’étude Coach Omnium

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Last modified: 8 novembre 2022