Written by Article mis à jour le 24 novembre 2022
Que celui qui n’a jamais oublié quoi que ce soit en organisant un évènement lève la main ! Entre les prestataires, la technique, la logistique, les invités et la gestion des imprévus, pas évident de penser à tout.
Et pourtant, c’est ce que l’on attend de vous lorsque vous prenez en charge l’organisation d’un évènement. Pour vous aider dans votre quête de perfection, voici notre checklist ultime de questions à vous poser pour votre prochain évènement.
Pour le lieu de réception
- Quelle est la capacité maximale ?
- Quels sont les horaires d’ouverture et fermeture ?
- Quel est le moyen de transport le plus proche ?
- Y a-t-il un fumoir ?
- Y a-t-il un vestiaire ?
- Y a-t-il un espace extérieur ? Accessible jusqu’à quelle heure ? Est-il possible de sonoriser cet espace ?
- Y a-t-il un office traiteur ? Que contient-il ?
- Y a-t-il un parking ? Combien de places ?
- Y a-t-il un accès PMR ?
- Y a-t-il un wifi efficace ?
- Le lieu est-il sonorisé ? Quel est le niveau sonore maximal autorisé ?
- Y a-t-il une régie DJ ?
- Y a-t-il un monte charge ?
- Quelles sont les dimensions des portes ?
- Quel matériel technique est disponible sur place ?
- Est-il possible de faire appel à un traiteur externe ? Sans surcoût ?
- Le lieu est-il exploitable en location sèche ?
- Qui gérera la sécurité le jour J ?
- Y a-t-il un droit de bouchon / de bouche ?
- Quel est le coût d’une heure d’exploitation supplémentaire ?
- Y a-t-il des normes spécifiques à respecter ?
Pour le traiteur
- Est-il possible de faire un tasting ? Avec combien de personnes ?
- Quelle est la deadline pour ajuster le nombre de convives ?
- Est-ce un traiteur écoresponsable ? Que fait-il des restes ?
- Propose-t-il des options végé / vegan ?
- Imprime-t-il un menu pour les invités le jour J ?
- Quelle est la liste des allergènes ? Sera-t-elle disponible pour les invités le jour J ?
- Comment se déroulera le service ? Y aura-t-il du passage plateau ?
- De quel espace a-t-il besoin sur place ?
- De quel matériel a-t-il besoin sur place ?
- Quel personnel sera présent sur place ?
- S’occupe-t-il de l’art de la table ?
- Quelles sont ses horaires exactes de prestation ?
- Quel est le coût d’une heure supplémentaire ?
- A quelle heure souhaite-t-il arriver pour sa mise en place ?
- Qui sera le responsable sur place ?
Pour le bar
- De combien de barman et de maître d’hôtel avez-vous besoin ?
- De quelle quantité d’alcool et soft avez-vous besoin ?
- De quelle verrerie avez-vous besoin ?
- De quel matériel aurez-vous besoin sur place ?
- Qui s’occupe de la glace ?
- A quelle heure seront effectuées les livraisons des boissons ?
- Où seront stockées les boissons restantes ?
- Avez-vous prévu une réserve supplémentaire au cas où ?
Pour la prise de parole
- De quel matériel technique avez-vous besoin ? Micro, projecteur, écrans, sonorisation, pupitre …
- Y a-t-il une scène sur place ou devez-vous en monter une ? Si oui, quelle taille ?
- Avez-vous prévu des bouteilles d’eau pour les speakers ?
- Avez-vous prévu une répétition avec les speakers ?
- Avez-vous prévu une télécommande de présentation ?
- Avez-vous prévu un temps de répétition ?
- Qui jouera le rôle du time-keeper ? Avez-vous besoin d’un timer ?
Pour le(s) prestataire(s) d’animation
- A-t-il des photos / vidéos de l’animation ?
- Y aura-t-il un animateur sur place ?
- Quelles sont les dimensions exactes de l’animation ?
- Quelles sont les horaires exactes de la prestation ?
- Quel est le coût d’une heure supplémentaire ?
- Quel est le temps de montage / démontage ?
- De quel branchement a-t-il besoin sur place ?
- De quel matériel a-t-il besoin sur place ?
- Faut-il prévoir les repas des animateurs ?
Pour votre communication
- A quelle date envoyer le Save The Date ?
- Quel type d’invitation envoyer ?
- Quel est le plan de relance ?
- Quels canaux de communication seront utilisés ?
- Quel outil utiliser pour suivre les inscriptions ?
- Comment récupérer un feedback suite à l’évènement ?
- Avez-vous prévu un photographe ?
- Avez-vous prévu de réaliser un aftermovie ?
- Faut-il prévoir un souvenir / des goodies pour les invités ? Quand, comment et par qui seront-ils distribués ?
Pour les invités
- A quelle heure arriveront-ils ?
- Comment se déroulera le check in ?
- Combien y aura-t-il d’hôtesse d’accueil ? Où seront-elles positionnés ?
- Combien de places contiennent les vestiaires ?
- Comment ferez-vous patienter les invités s’ils arrivent tous en même temps ?
- Y a-t-il un parking qu’ils pourront utiliser ?
- Est-il nécessaire de prévoir un voiturier ?
- Y a-t-il des goodies à distribuer à leur arrivée ou leur départ ?
Pour le montage et démontage
- Quel est le contact du régisseur du lieu ?
- A partir de quelle heure est-il possible de faire le montage ?
- Dans quel ordre doivent arriver vos prestataires pour ne pas se bloquer ?
- Quand et comment seront effectuées les livraisons ?
- Où pourront stationner les camions ?
- Y a-t-il une grill technique ? Quel est le plan de charge ?
- Est-il possible de démonter la nuit ? Jusqu’à quelle heure ?
- Est-il possible de démonter le lendemain de l’évènement ? Cela engendre-t-il un surcoût ?
Pour vous (l’organisateur)
- Avez-vous un conducteur détaillé et bien ficelé ?
- Avez-vous tous les contacts de tous vos prestataires ?
- Tous les prestataires ont-ils votre contact ?
- A quelle heure devez-vous être sur place le jour J ?
- Avez-vous prévu des répétitions, si nécessaire, pour les prises de paroles, la technique, les éventuels shows, etc ?
- Avez-vous prévu de quoi manger pour vous, votre équipe et vos prestataires ?
- Avez-vous pensé aux potentiels imprévus et imaginé un plan B ?
- En plus de vos prestataires, de combien de personnes avez-vous besoin pour le montage et démontage ?
Chez UNEXPECTED, nous nous posons toutes ces questions pour vous afin d’assurer la réussite de vos évènements d’entreprise. Si vous souhaitez vous libérer l’esprit et profiter pleinement de votre évènement, comme vos invités, pensez à nous 😉
Last modified: 24 novembre 2022
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