Written by Avant même de penser aux différentes étapes qui constitueront l’organisation de votre événement, vous devez connaître le moment le plus propice pour démarrer cette préparation.
Trop tôt, il sera plus difficile de se projeter et vos besoins risquent d’évoluer avec le temps.
Trop tard, vos choix se restreignent (lieu, prestataires…) et vous vous ajoutez du stress en raison de délais raccourcis.
Afin de vous faire gagner du temps, nous allons vous donner le timing nous semblant par expérience idéal pour chaque type d’événement interne : afterwork, séminaire, convention, etc.
Cependant, n’oubliez jamais que chaque projet est unique. Ses délais découlent directement de vos besoins, devant toujours être définis en amont.
Quand commencer un rétroplanning événementiel pour…
🥂Un événement informel
2 à 4 semaines
Son organisation se gère en interne, en contactant éventuellement quelques prestataires. Il se déroule souvent dans les locaux de l’entreprise, ce qui supprime l’étape minutieuse de la recherche d’un lieu. L’idée générale est celle d’un afterwork informel, d’un moment agréable et simple entre collègues.
🤝Un afterwork ou un team building
3 à 6 semaines
Ces événements restent rapides à planifier. Le nerf de la guerre consiste la plupart du temps à booker un lieu (avant tout pour l’afterwork) et/ou une activité (avant tout pour le team building).
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🎤Un Kick Off ou une cérémonie des voeux
2 à 4 mois
Une des premières choses à faire pour cette typologie d’événement est de réfléchir au meilleur format : physique, digital ou hybride ?
Dans tous les cas, la création des contenus (discours, présentations…) prend beaucoup de temps. Réussir à capter puis maintenir l’attention des collaborateurs, c’est une sacrée mission ! Il y a donc bien sûr l’étape de création en elle-même, mais aussi celle de validation qui appelle généralement de nombreux allers-retours.
La recherche du lieu peut aussi être fastidieuse, en raison d’un double besoin qui est d’avoir un lieu avec un espace pour la plénière puis un autre pour le cocktail qui suit.
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🪩Une soirée : de fin d’année, summer party, anniversaire d’entreprise…
3 à 6 mois
(ou 6 à 9 mois si plus de 1000 pax)
Dans le cas d’une soirée d’entreprise, il est essentiel de s’y prendre tôt pour réserver le lieu parfait. Les plus beaux et les plus atypiques d’entre eux partent vite, c’est bien normal…
En poursuivant sur ce qui fera la singularité de votre événement, notons que réfléchir à un concept fort, aux animations et au choix du traiteur (à qui vous pouvez demander un tasting), cela demande du temps.
Il faut également prévoir la communication en interne afin de donner envie d’être présent le jour J.
Enfin, mieux vaut essayer de prendre en compte les temps de validation avec la direction ainsi que ceux générés par les imprévus, car il y en a toujours au programme !
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🚄Un séminaire annuel ou une convention
4 mois minimum à 1 an
Ici, une étape de grande envergure s’ajoute avant celle de la recherche du lieu : celle du choix de la destination.
Les séminaires et les conventions sont synonymes de beaucoup de logistique, notamment parce qu’ils impliquent de réserver des transports ainsi que des hébergements.
Viennent ensuite les objectifs qui valent pour d’autres événements internes : trouver un concept, des activités, un traiteur, etc. En somme, un séminaire annuel ou une convention sont des événements dans lesquels s’imbriquent plein d’autres événements.
Côté collaborateurs, les attentes sont fortes. On vient à la fois dans l’idée de s’instruire, de créer du lien avec ses collègues et de se divertir.
Pour toutes ces raisons, un rétroplanning aux petits oignons est plus que nécessaire !
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Les réponses à vos questions au sujet du rétroplanning
🔨Quel outil pour faire un rétroplanning ?
Excel, Monday, Asana, Beebusy ou encore Wrike font partie des outils les plus utilisés pour faire un rétroplanning. Notez que le rétroplanning peut également porter le nom de « timeline » ou « diagramme de Gantt ».
Sinon, l’agence UNEXPECTED est une excellente alternative à tous ces outils puisque nous nous occupons du rétroplanning de votre événement, et de tout ce qui s’ensuit !
📅Pourquoi mettre en place un rétroplanning événementiel ?
La raison la plus évidente est la suivante : afin de garantir le succès de votre événement ! Même le plus simple des événements comporte son lot d’aléas, alors imaginez ce que cela peut être lors d’une soirée ou d’un séminaire… Un rétroplanning permet tout simplement de réduire les risques de couac !
Last modified: 12 avril 2023
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